Depois da certificação: como passar as auditorias de acompanhamento sem stress - Kyrylo Proskurnya

Obter o certificado não é a meta — é o início de um ciclo de três anos. Todos os anos, o organismo de certificação regressa para uma auditoria de acompanhamento, e é aí que se percebe se o sistema está vivo ou se «congelou» no dia seguinte à entrega do certificado.

Como funciona o ciclo de três anos

Ano 1 — auditoria de certificação e certificado. Anos 2 e 3 — auditorias de acompanhamento (mais curtas, geralmente um terço a metade da inicial). Ano 4 — recertificação: auditoria completa e novo certificado. As datas das auditorias de acompanhamento estão ligadas à data de certificação — só podem ser movidas dentro dos limites das regras de acreditação.

O que será verificado de certeza

Auditorias internas e revisão pela gestão — se aconteceram no período (a causa mais frequente de constatações — tenha à mão o checklist);
o tratamento das não conformidades da auditoria anterior — se as ações corretivas foram executadas;
incidentes e reclamações — e como o sistema reagiu;
mudanças — novos escritórios, serviços, alterações relevantes de processos ou pessoas;
o uso do logótipo do organismo e a correção das declarações sobre a certificação.

Porque se suspendem certificados

Causas típicas: a empresa não recebeu os auditores nos prazos acordados, não fechou não conformidades maiores, o sistema claramente não funciona. A suspensão é pública: um cliente que consulte o registo do organismo vê-la-á.

Como viver com o sistema entre auditorias

O meu princípio central: o sistema deve trabalhar para o negócio, não para o auditor. Integre os requisitos nos ritmos reais: revisão trimestral de riscos com o planeamento, análise de incidentes nas retrospetivas, auditoria interna 2–3 meses antes do acompanhamento. Assim, a preparação para a auditoria resume-se a organizar o que já é feito. Sobre o custo de manter o certificado — no artigo sobre os custos da certificação.

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