Korrekturmaßnahmen: Abweichungen so schließen, dass sie nicht wiederkommen
Den Unterschied zwischen reifem und formalem System sieht man am besten am Umgang mit Abweichungen. Formal: «behoben und vergessen». Reif: Ursache gefunden, beseitigt, geprüft, dass es sich nicht wiederholt.
Korrektur ≠ Korrekturmaßnahme
Korrektur ist das Feuerlöschen: das aktive Konto des Ausgeschiedenen sperren. Korrekturmaßnahme ist die Ursachenbeseitigung: den HR-Austrittsprozess mit dem automatischen Zugriffsentzug verbinden, damit solche Konten nicht mehr entstehen. Der Auditor erwartet beides.
Ursachenanalyse ohne Magie
Für die meisten Fälle reichen die «5 Warums». Das Konto blieb aktiv — warum? Niemand informierte die IT — warum? Der Schritt fehlt im Offboarding — warum? Der Prozess wurde nach dem HR-Systemwechsel nicht überprüft. Das ist die echte Ursache — nicht der «menschliche Faktor», mit dem Analysen gern abgeschlossen werden.
Was ins Register gehört
- Beschreibung der Abweichung und Quelle (Audit, Incident, Reklamation);
- die Korrektur (Sofortmaßnahme);
- die Grundursache;
- die Korrekturmaßnahme, Verantwortlicher, Frist;
- die Wirksamkeitsprüfung — als eigener Schritt nach 1–3 Monaten: Wiederholt es sich wirklich nicht?
Typische Fehler
Ursache «Unaufmerksamkeit des Mitarbeiters» (Symptom, keine Ursache); Maßnahme «Gespräch geführt» (ändert das System nicht); Schließung am Erstellungstag (Wirksamkeit unprüfbar). Solche Register sehe ich in jedem zweiten Bericht — neben den anderen häufigen Abweichungen. Ein lebendes Register ist die Hauptquelle für die Managementbewertung.
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Autor — Kyrylo Proskurnya, leitender ISO-Auditor und internationaler Experte für Managementsysteme. Ich führe Zertifizierungs- und interne Audits nach ISO 27001, ISO 9001, ISO 27701 und ISO 42001 für Unternehmen in der DACH-Region, Europa und den USA durch. Über mich · Beratung anfragen